Gestion du temps : astuces pour simplifier votre travail

Plus spécifiquement en recrutement

Dans un environnement où les délais sont serrés et les priorités peuvent changer rapidement, une gestion efficace du temps est cruciale. Cela ne consiste pas uniquement à respecter des délais, mais aussi à maximiser l'efficacité dans un contexte de multitâches. 

En recrutement vous devez travailler avec plusieurs gestionnaires embaucheurs, mener différents mandats de front, et jongler avec nombreuses requêtes. Vous devez gérer des calendriers pour les entretiens, vous adapter aux styles des différents gestionnaires et faire des suivis avec vos candidats. Il vous arrive de travailler sur des postes que vous ne maîtrisez pas, vous devez prendre le temps de bien vous préparer tout en  allant chercher les bonnes informations. 

À cela on ne peut pas négliger les incontournables réunions internes et les aléas du métier.  Avec tant de tâches à exécuter, on peut facilement se sentir submergé par la charge de travail.

Une gestion efficace du temps permet de garantir que chaque étape du processus de recrutement se déroule sans accroc, ce qui améliore l'expérience candidat et la satisfaction des clients.

Voici donc quelques astuces à considérer pour améliorer votre gestion du temps :

Une bonne gestion du temps passe par une compréhension de vos propres failles.

Prenez le temps de bien évaluer quels sont vos points faibles :  à quelle fréquence vous retrouvez-vous submergé par le travail ? Est-ce de façon quotidienne ou hebdomadaire ? Pour bien des gens, il semble qu’il n’y ait jamais assez d’heures dans la journée. 

Selon Statistique Canada, nous serions plus de 4,1 millions de personnes de la population active à ressentir un niveau de stress élevé au travail. Comprendre vos propres failles en gestion du temps est la première étape pour réduire ce stress.

Analysez vos journées pour identifier les tâches qui prennent plus de temps que prévu. Peut-être passez-vous trop de temps sur des tâches administratives ou êtes-vous constamment interrompu par des appels et des courriels? Lorsque vous serez en mesure de bien comprendre où le bât blesse, il sera beaucoup plus facile de prendre les actions nécessaires pour bien organiser vos journées. 

Cibler les perturbateurs : 

Les perturbateurs sont les ennemis de la productivité. Ils peuvent être externes, comme les appels téléphoniques non planifiés ou les réunions impromptues, ou internes, comme la procrastination ou la perte de concentration. Une interruption moyenne peut facilement doubler le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Identifiez ces perturbateurs et trouvez des moyens de les gérer.

• Notifications
  Nous sommes bombardés constamment de notifications qui sont majoritairement sans grande importance immédiate. Sur votre cellulaire et/ou votre ordinateur, n’hésitez pas à couper vos notifications lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche. Vous y reviendrez une fois votre tâche terminée.
   
• Appels
  Même chose pour les appels entrants. Le simple fait de prendre un appel non planifié lors d’un moment de concentration peut facilement doubler le temps que vous aviez prévu au départ simplement parce que votre esprit a dévié. N’hésitez pas à laisser passer un appel d’une personne que vous ne connaissez pas. Ne doutez pas qu’elle laissera un message si c’est important ou vous rappellera.
   
• Procrastination
  L’ennemie invisible qui prend beaucoup plus de place maintenant que le télétravail fait partie intégrante de notre réalité au travail. Encore ici, bien cibler ce qui peut vous déconcentrer dans votre environnement de travail peut vous aider à mieux les contrôler.
   
• Faux sentiment d'urgence
  Je m’entonnais les appels au point précédent, mais ceci est valable également pour certains courriels ou messages d’équipe. Il est essentiel de prendre du recul sur notre travail et de bien évaluer quelles sont les priorités. Certains messages peuvent facilement attendre à un moment plus opportun.

Définissez des plages horaires sans interruption où vous pouvez vous concentrer sur des tâches critiques, bloquez-vous du temps dans votre calendrier pour traiter les courriels ou utilisez des outils d'automatisation pour les tâches répétitives.

Prendre le temps de planifier !

La première erreur est souvent de ne pas s’octroyer suffisamment de temps à la planification. L’organisation de votre journée, de votre semaine, de votre mois, en vous allouant du temps pour exécuter certaines tâches (et s’y en tenir !) et parfois le coup de pouce nécessaire pour se sortir la tête de l’eau. Réviser vos priorités et réorganiser vos journées en conséquence.

Prendre 5 minutes au début de chaque journée pour regarder son agenda et ainsi avoir une image mentale de ce qui vous attend aide à l’exécution. Une bonne planification vous permet de voir clairement ce qui doit être fait et d'allouer du temps de manière réaliste à chaque tâche, réduisant ainsi le stress et les risques de dépassement de délais.

Se fixer des objectifs

Pour commencer à gérer efficacement votre temps, vous devez vous fixer des objectifs. Lorsque vous savez où vous allez, vous pouvez alors déterminer exactement ce qui doit être fait, et dans quel ordre. Sans une définition appropriée des objectifs, vous perdrez votre temps dans une confusion de priorités contradictoires. Un peu de temps et d'efforts investis maintenant permettent d'économiser énormément de temps, d’efforts et d’éventuelles frustrations. 

La zone tampon, à ne jamais négliger

Se laisser un buffer pour gérer les imprévus est aussi essentiel pour arriver à vos fins. 

Le parfait exemple en recrutement : planifier 3 à 4 entrevues l’une à la suite de l’autre, sans vous laisser le temps entre chacune d’elles pour relire vos notes, mettre en ordre vos idées, ou simplement vous permettre de mieux gérer avec un candidat en retard ou qui parle beaucoup peut s’avérer catastrophique pour votre gestion de temps. 

Prendre 10 minutes entre chaque entrevue, vous permets plus efficacement de terminer vos tâches puisque l’information est fraîche dans votre tête et que vous êtes encore dans cette zone de concentration. Cela vous permettra également de jeter un œil à vos courriels et de mieux gérer ce sentiment d’urgence qui survient lorsqu’on passe un bloc de 3 heures sans le faire.

Ce simple ajout à une période déjà bloquée dans votre agenda peut vous permettre de sauver jusqu’à 1h au terme de votre journée.

Prioriser votre « ToDo » 

La grande majorité des gens travaille avec une liste de tâches à accomplir. Le problème avec ces listes est qu'elles ne sont qu'une collection de choses à faire. Il n'y a pas forcément d’ordre à suivre ou de priorisation, de ce fait, le travail à effectuer n’est pas structuré. Comment travaillez-vous sur les tâches à accomplir? Du haut vers le bas, du bas vers le haut, du plus facile au plus difficile ? Pour travailler efficacement, votre liste de tâches ne doit pas être statique. 

Vous devez la réévaluer quotidiennement pour travailler sur les tâches les plus importantes et à plus forte valeur ajoutée. De cette façon, vous ne vous retrouverez pas à vous démener pour accomplir quelque chose de critique à l'approche de la date limite. 

Trouver la méthode et les bons outils qui vous conviennent

Il n'existe pas de méthode universelle pour la gestion du temps, car chaque personne a des besoins différents. Expérimentez différentes techniques de gestion du temps pour trouver celle qui vous convient le mieux. Cela peut inclure la méthode Pomodoro, la médode GTD (Getting Things Done), la matrice d'Eisenhower ou la méthode des 3 tâches. 

• Méthode Pomodoro 
  Technique de gestion du temps qui divise le travail en intervalles de 25 minutes appelés "Pomodoros", suivis de courtes pauses, aidant à maintenir la concentration et à prévenir l'épuisement.
   
• Méthode GTD (Getting Things Done)
  Système de productivité personnelle développé par David Allen, qui repose sur l'idée de capturer et d'organiser toutes les tâches afin de libérer l'esprit et de se concentrer sur les actions concrètes.
   
• Matrice d'Eisenhower
  Outil de priorisation des tâches basé sur l'importance et l'urgence, classant les activités en quatre quadrants pour aider à déterminer quelles tâches accomplir, planifier, déléguer ou éliminer.
   
• Méthode des 3 tâches
  Approche simplifiée de la gestion du temps consistant à identifier chaque jour les trois tâches les plus importantes à accomplir, permettant de se concentrer sur les priorités essentielles.

Vous pouvez également investir dans des outils adaptés à votre travail, tels qu’un assistant virtuel, un logiciel de suivi des candidats (ATS) ou un logiciel de gestion de bassins de candidats (collapp), des applications de gestion de projet ou des outils de collaboration en ligne.

La gestion du temps est un art qui demande de la pratique et de la discipline. Améliorer votre gestion du temps peut transformer votre quotidien professionnel, rendant votre travail plus efficace et moins stressant. En comprenant vos failles, en ciblant les perturbateurs, en planifiant soigneusement et en trouvant les outils et méthodes qui vous conviennent, vous serez mieux préparé pour réussir dans vos missions de recrutement.

Mais le plus important, ne pas avoir peur de demander de l’aide. Lorsqu’on est submergé par le travail, la chose la plus logique à faire est parfois de tout simplement lever la main.